PSU Knowledge Bank Repository Succession Plan

📋PSU Knowledge Bank Preservation Plan

Prince of Songkla University Knowledge Bank (PSUKB) has developed a succession plan to prepare repository’s personnel for information management, data retention, short-term and long-term service, and crisis or emergency situations. It consists of three components:

Management

The Khunying Long Athakravisunthorn Learning Resources Center has prepared a succession plan in case of changes in the organizational structure at the department and university levels.

Department level

As the Prince of Songkla University has assigned Khunying Long Athakravisunthorn Learning Resources Center (Library) to operate PSUKB, the Center has clearly designated personnel responsible for and supervising the system to ensure continuity of operations. The Center has a personnel replacement plan with training for successor personnel and a manual for transferring knowledge and transitioning responsibility to successor personnel in the event of retirement, resignation, or death. The successor must develop an Individual Development Plan (IDP) for the assigned tasks in order for the Center, including PSUKB, to operate effectively and continuously.

University level

Khunying Long Athakravisunthorn Learning Resources Center has an action plan in the event that Prince of Songkla University may cease operations related to PSUKB as follows: 1. Announcement on the Library Center website (clib.psu.ac.th) for lecturers, students, and researchers of Prince of Songkla University to download data from the Knowledge Bank within 3 months from the date of the announcement. 2. Because the works of Prince of Songkla University stored in PSUKB are important for research, it will transfer digital files to the Library Center's search system (opac.psu.ac.th) for continuous service. 3. Enter into agreements or collaborate with other agencies or institutions' repositories to deliver information resources in the event that PSUKB ceases to operate, including exchanging and harvesting metadata with other entities. This is a means to search for, access, and use information resources from other repositories whose content is consistent with the institution's curriculum.

Personnel

The Khunying Long Athakravisunthorn Learning Resources Center prepares an organizational succession plan to ensure continuity in operations and to facilitate short- and long-term change in management at PSUKB.

2.1 PSUDIIS has allocated personnel to be accountable for and monitor the Knowledge Bank system. There are personnel responsible for each task and backup personnel who can work on each other's behalf to facilitate management for continuous operation.

2.2 There is a policy and plan in place to develop the skills, competence, and expertise of each employee. Each position carries out the plan annually.

2.3 To facilitate work, a new personnel development plan is formulated. A mentoring system must be offered to instruct, offer guidance, and provide a working manual for study and research, as well as an annual evaluation system.

Budget

The Khunying Long Athakravisunthorn Learning Resources Center receives direct funding on a regular basis from the KYL budget to develop and maintain the DSpace system, hardware, software, and network systems for continuous use; and to develop the personnel responsible for PSUKB with the approval of the Director and KYL Boards.

คลังปัญญามหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ได้จัดทำแผนสืบทอดตำแหน่ง เพื่อเตรียมความพร้อมของบุคลากรด้านการบริหารจัดการข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูล และให้บริการคลังปัญญาฯ ในระยะสั้นและระยะยาวตลอดจนในช่วงเวลาวิกฤตหรือเหตุฉุกเฉิน ประกอบด้วย 3 ด้านดังนี้

ด้านการบริหารจัดการ

สำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ ได้จัดทำแผนการสืบทอดตำแหน่งกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรในระดับหน่วยงานและระดับมหาวิทยาลัย

ระดับหน่วยงาน

ตามที่สำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ ได้รับมอบหมายจากมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ให้ดำเนินการเรื่องคลังปัญญาฯ สำนักฯ ได้กำหนดบุคลากรผู้รับผิดชอบและดูแลระบบคลังปัญญาฯ อย่างชัดเจน เพื่อสร้างความต่อเนื่องในการปฏิบัติงาน กรณีผู้เกษียณอายุราชการ ลาออก และเสียชีวิต สำนักฯ มีแผนทดแทนบุคลากร โดยมีการฝึกอบรมบุคลากรผู้สืบทอดงาน รวมทั้งมีคู่มือการปฏิบัติงานถ่ายทอดความรู้ และส่งมอบงานที่รับผิดชอบให้แก่บุคลากรผู้สืบทอดงาน ทั้งนี้ ผู้สืบทอดงานจะต้องจัดทำแผนพัฒนาตนเอง Individual Development Plan (IDP) ในงานที่ได้รับมอบหมาย อันส่งผลให้สำนักฯ รวมถึงคลังปัญญาฯ สามารถดำเนินการได้อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ

ระดับมหาวิทยาลัย

สำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ มีแผนการดำเนินงาน หากมีความเป็นไปได้ในระดับมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ที่อาจจะหยุดดำเนินการเกี่ยวกับคลังปัญญาฯ ดังนี้ 1. ประกาศบนเว็บไซต์ของสำนักฯ clib.psu.ac.th เพื่อให้อาจารย์ นักศึกษา นักวิจัยของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ทราบ และเพื่อให้ดาวน์โหลดข้อมูลในคลังปัญญาฯ ภายใน 3 เดือน นับจากวันที่ประกาศ 2. ผลงานของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ที่จัดเก็บในคลังปัญญาฯ มีความสำคัญต่อการวิจัย จึงจะโอนไฟล์ดิจิทัลจัดเก็บในระบบสืบค้นของสำนักฯ opac.psu.ac.th เพื่อให้บริการต่อไปอย่างต่อเนื่อง 3. ทำข้อตกลงหรือความร่วมมือกับคลังปัญญาของหน่วยงานหรือสถาบันอื่นในการส่งมอบทรัพยากรสารสนเทศในกรณีที่คลังปัญญาฯ หยุดดำเนินการ รวมทั้ง การแลกเปลี่ยนและเก็บเกี่ยวข้อมูลเมทาดาทากับหน่วยงานอื่นเพื่อให้สามารถสืบค้น เข้าถึง และใช้ทรัพยากรสารสนเทศจากคลังปัญญาอื่นที่มีเนื้อหาของ ทรัพยากรสารสนเทศสอดคล้องกับหลักสูตรการเรียนการสอนของสถาบัน

2. ด้านบุคลากร

สำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ เตรียมแผนสืบทอดตำแหน่งเกี่ยวกับกำลังคน เพื่อสร้างความต่อเนื่องในการปฏิบัติงาน และรองรับการเปลี่ยนแปลงในการบริหารจัดการคลังปัญญาทั้งในระยะสั้นและระยะ ดังนี้

2.1 สำนักฯ ได้กำหนดบุคลากรผู้รับผิดชอบและดูแลระบบคลังปัญญาฯ อย่างชัดเจน โดยมีบุคลากรผู้รับผิดชอบหลักในแต่ละงาน และมีบุคลากรสำรองเพื่อสามารถทำงานแทนกันได้ และเพื่ออำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการคลังปัญญาฯ ให้สามารถดำเนินการได้อย่างต่อเนื่อง

2.2 มีนโยบายและแผนสำหรับพัฒนาบุคลากรรายบุคคล เพื่อพัฒนาทักษะ ความสามารถ และความเชี่ยวชาญในตำแหน่งงาน โดยมีแผนดำเนินการเป็นประจำทุกปีในทุกตำแหน่งงาน

2.3 มีการจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรใหม่เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน มีระบบพี่เลี้ยงในการสอนงาน การให้คำปรึกษา และมีคู่มือปฏิบัติงานให้ศึกษาค้นคว้า รวมทั้งมีระบบการประเมินการทำงานในรอบ 1 ปี

3. ด้านงบประมาณ

สำนักทรัพยากรการเรียนรู้คุณหญิงหลงฯ ได้รับการสนับสนุนงบประมาณอย่างต่อเนื่องจากเงินงบประมาณของสำนักฯ โดยตรง เพื่อพัฒนาและบำรุงรักษาระบบ DSpace ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์และระบบเครือข่าย ให้สามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง รวมทั้งพัฒนาบุคลากรที่รับผิดชอบดูแลคลังปัญญาฯ ซึ่งได้รับความเห็นชอบจากผู้อำนวยการและกรรมการประจำสำนักฯ

📋PSU Knowledge Bank Preservation Plan